Técnicas de gestión del tiempo para hacer más eficiente tu día de trabajo.
Técnicas de gestión del tiempo para hacer más eficiente tu día de trabajo
[edit]
Como puedes ver, combinados, estos tres factores juegan un rol importante en tu día de trabajo. Ahora vamos a ver cómo puedes aprovecharlos y mejorar tu productividad con algunas técnicas útiles.
1. Crear listas de tareas por hacer
La mayoría de las técnicas giran en torno a una actividad fundamental: crear listas.
Es difícil llevar todos los pendientes en la cabeza, así que crear listas te ayuda a organizar el trabajo y establecer prioridades. Hay varias formas en las que puedes organizar tus listas, algunas de las técnicas más populares son:
La caja de Eisenhower
Esta técnica fue implementada por el ex presidente Dwight Eisenhower. Consiste en una matriz que te ayuda a clasificar las tareas según sus prioridades y el tiempo que debes invertir en ellas. Los cuadrantes a clasificar son los siguientes.
Como puedes ver, así es más sencillo definir cuáles puedes delegar (no importantes pero urgentes) o eliminar (no importantes ni urgentes).
Tablero Kanban
Un tablero Kanban es una forma sencilla de estructurar el progreso de tus tareas. Consiste en crear columnas que representen las diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se colocan las diferentes tareas que se deben llevar a cabo. La idea es mover las actividades en las diferentes columnas para evaluar su avance.
Hay varias opciones para llevar a cabo estos tableros, desde pizarrones, notas post-it o utilizar herramientas en línea como Trello o kanbanflow.
Así como lo indica el nombre, consiste en escribir las tareas más importantes que debes hacer en el día. Esto te ayudará a priorizar actividades y seleccionar el mejor momento para realizarlas.
Para crear listas de pendientes, algunos recomiendan crearlas temprano para evitar ir a la cama pensando en el montón de tareas al siguiente día. Posiblemente al principio te lleve algo de tiempo organizar las tareas, pero con el tiempo harás las listas cada vez más rápido.
Esquema GTD
Getting This Done (GTD) es un método de gestión de actividades, expuesto en el libro de David Allen, hace referencia a que una persona necesita liberar su mente de las pareas pendientes. El autor argumenta que la mayoría de los bloqueos mentales con los que nos encontramos son el origen de una mala planificación.
A diferencia de otras técnicas, Allen no se centra en establecer prioridades, si no en la creación de listas específicas para cada contexto.
Los principios de GTD son:
Recopilar: se escriben todo aquello que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.Procesar: analizar qué necesita cada actividad, por ejemplo si una tarea se puede delegar, desechar, ponerlo en marcha, etc.Organizar: clasificar tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.Revisar: las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.Hacer: dejar de organizar y comenzar a ejecutar.
Además, si al realizar tu clasificación identificas que existen tareas que puedes realizar en dos minutos o menos, hazlas de inmediato.
2. Técnica Seinfeld (no romper la cadena)
El comediante, guionista y actor estadounidense, Jerry Seinfeld, ha compartido en diferentes ocasiones uno de sus grandes secretos para elevar sus niveles de productividad.
Consiste en un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día, si cumples tu meta diaria lo marcas en el calendario. Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla.
Lo importante es colocar este calendario en un área visible mientras trabajas, así podrás ver tus avances cada día conforme avanza la semana. Con esto te mantendrás motivado y te ayudará a evitar romper el esquema que has marcado.
3. La técnica de los 5 minutos
Es posible que conozcas esta situación: te preparas para trabajar, pero simplemente no sabes cómo comenzar o la idea de comenzar una actividad por horas hace que te sientas abrumado. Así en lo que te decides para comenzar, te levantas por un café, atiendes llamadas o cualquier cosa. Al final, el tiempo se fue volando y no has avanzado con el trabajo.
Pues bien, esta técnica tiene la finalidad de eliminar esta pérdida de tiempo. Consiste en decidirte a llevar a cabo tus tareas en solo “5 minutos”, así tu cerebro no tiene mucho que argumentar.
Desde luego, hay tareas que no se realizan en 5 minutos, sin embargo lo que pasará después de ese tiempo es que ya estarás involucrado con la tarea y podrás continuar hasta terminarla.
4. Técnica pomodoro
Esta es la técnica más popular, decidimos mencionarla porque es sencilla de llevar a cabo y varias personas se han podido beneficiar de ella.
La técnica pomodoro consiste en dividir tu jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos. Durante este tiempo debes llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes tomar un descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco. Durante el día se debe seguir el proceso y cada cuatro pomodoros (bloques de 25 minutos) puedes tomar un descanso más largo de 15 a 20 min.
Herramientas de plantación del tiempo
1ª.- Ordenar la mesa de trabajo: Si bien la organización tiene múltiples aspectos, quizás el más relacionado con el aprovechamiento del tiempo es disponer la mesa de trabajo lo más despejada y organizada posible. Para ello, al final de la jornada de trabajo dejamos la mesa completamente libre de documentos y objetos y, de esta forma, al comienzo de la jornada no tenemos que ocuparnos de realizar la limpieza, pudiendo comenzar nuestro trabajo de forma inmediata y con mayor productividad.
2º.- Usar Agendas: Para una eficaz gestión del tiempo de un abogado, es fundamental disponer de un registro preciso de señalamientos, vencimientos y citas. En el despacho solemos usar tanto agendas manuales como agendas de programas informáticos. Lo importante de su gestión es mantenerlas siempre a la vista.
3º.- Hacer Listas de Tareas: La planificación anticipada de las tareas a realizar a corto, medio o largo plazo es fundamental para disponer de un itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. En tal sentido, y centrados en el corto plazo, utilizamos diariamente una Lista de Tareas en las que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada.
4º.- Establecer prioridades: Una vez conocidas las tareas a realizar, es fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o jerarquía en su ejecución y asignando un tiempo aproximado para cada una de ellas, sin olvidar, que el tiempo que dediquemos a priorizar las tareas nunca se malgasta, ya que a la larga será un ahorro.
5º.- Ajustarse a los ritmos de trabajo: Todos disponemos de una energía para realizar nuestro trabajo que fluctúa hasta alcanzar un nivel máximo y que después desciende. No obstante, cada persona tiene su ritmo personal. Para el mejor aprovechamiento del tiempo, todos debemos conocer nuestros ritmos físicos y mentales con el fin de sacar el mejor partido de los periodos de tiempo en los que nuestros rendimientos son más elevados o, por el contrario, menores. En el primer caso se realizarán las tareas más complejas y en el segundo las más sencillas.
6º.- Saber asignar tiempos: A la hora de asignar espacios de tiempo a las tareas, partimos de la base de los siguientes principios) Las primeras horas de la jornada suelen ser las horas en las que se dispone de mayor concentración b) Un periodo de tiempo de entre 25 y 35 minutos es el ideal para trabajar con máxima concentración en la tarea c) A las tareas secundarias y auxiliares (organización de documentos, examen de la bandeja de entrada, etc...) conviene asignar espacios de tiempo en los que la concentración es menor (últimas horas de la jornada, bien sea de mañana como de tarde) d) Contar siempre con un plan de contingencias o plan B para el caso de que se produzcan imprevistos que pueden alterar nuestra organización.
7º.- Dividir las tareas: Las tareas se consiguen mejor progresando desde un nivel de logros hasta el siguiente, mediante pequeños pasos que contienen un elemento concreto del trabajo al que hay que asignar un tiempo de ejecución. Por lo tanto, frente a una tarea compleja, es conveniente dividir la misma en varias fases de trabajo asignándole a cada una de ellas un periodo de tiempo determinado.
8º.- Interrupciones: Las interrupciones son incompatibles con una eficaz gestión del tiempo. Si estamos decididos a gestionarlo, debemos adoptar medidas para evitarlas, tanto en lo que atañe a nuestra conducta (distracciones, dedicarse momentáneamente a otras tareas, etc...) como a las de terceros (compañeros, llamadas telefónicas, visitas inesperadas, etc...). En el despacho, cerramos el correo electrónico, filtramos las llamadas a través de las Secretarias o avisamos a nuestros compañeros al respecto (en ocasiones, alguno coloca un cartel en la puerta de su oficina bastante ilustrativo...).
9º.- Descansar: Es obvio que aprovechar el tiempo al máximo no significa que pasemos toda la jornada trabajando sin solución de continuidad sino todo lo contrario. Por ello, es conveniente establecer una serie de descansos entre tareas con actividades que nos sean agradables y nos gratifiquen: tomar un café; pasear durante unos minutos; charlar con algún compañero, ojo, que también esté descansando; estirar las piernas, etc... Se recomiendan 5 minutos de descanso cada 25 a 35 minutos y entre 15 y 30 minutos cada 2 horas.
10º.- Respeto a los demás: Al hablar de gestión del tiempo siempre pensamos en nuestro tiempo, pero ¿Qué pasa con el tiempo de los demás? Debemos de aprender a respetar las necesidades de los demás y procurar no interrumpirlos ya que si tú no respetas el tiempo de los demás, probablemente los demás no respetarán el tuyo.
Referencia bibliogrFernández, O. (2018). Las diez herramientas prácticas para la administración del tiempo. LegalToday. Recuperado de áfica según el formato APA.
http://www.legaltoday.com/blogs/gestion-del-despacho/blog-manual-interno-de-gestion/las-diez-herramientas-practicas-para-la-gestion-del-tiempo
La idea es que la limitación del tiempo ayude a enfocarse en la actividad, y los descansos ayuden a despejar la mente para continuar trabajando. Para ejecutarla solo necesitas un temporizador (también existen algunas apps útiles) y dividir tus tareas en segmentos de tiempo, si son tareas largas puede funcionarte dividirlas en procesos.
5. Mapas mentales
Después de saber qué es lo que necesitas hacer para concentrarte durante tu semana de trabajo, puedes utilizar los mapas mentales para organizar tus pensamientos en listas de acciones concretas.
Una de las herramientas más útiles para crearlos es MindMeister.
Comments
Post a Comment